Controle interno na prevenção de fraudes

Em abril de 2002, o Jornal do Brasil, na seção de Economia, publicou artigo com o título: “Aumenta corrupção entre executivos”. O artigo iniciava com a seguinte afirmativa: “a corrupção entre funcionários graduados das empresas, principalmente executivos de primeira linha e diretores, está aumentando”.

Um exemplo disso que é utilizado para espelhar esta preocupação refere-se ao caso mundialmente divulgado de falência da gigante americana Enron, a sétima corporação privada nos Estados Unidos e a maior empresa do mundo na área de energia, que tinha cerca de 20 mil empregados na empresa-matriz e 3.500 subsidiárias espalhadas pelo mundo.

Após ter sido alvo de uma série de denúncias de fraudes contábeis e fiscais, foi descoberto que a Enron criou parcerias com empresas e bancos que permitiram manipular seu balanço patrimonial e esconder débitos de até US$ 25 bi.

Esta introdução força-nos a refletir sobre a seguinte questão: O que facilita a fraude nas empresas? Podemos ter várias respostas, mas, sem dúvida, uma das principais é que quando há falhas no sistema gerencial de controles internos, o resultado pode ser desastroso.

Conforme o AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) controle interno é o plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos, verificando a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promovendo a eficiência operacional e fomentando o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão.

Em outras palavras, controle interno é o conjunto de normas e procedimentos que tem o objetivo de mitigar riscos visando salvaguardar os ativos da empresa.

A administração da empresa é a responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação do seu cumprimento e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas circunstâncias.

Assim, o sistema de controle interno representa todas as políticas e procedimentos adotados pela administração de uma empresa para ajudar a assegurar, tanto quanto possível, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo:

a adesão as políticas da administração;

a salvaguarda dos ativos;

a prevenção e detecção de fraudes e erros;

a precisão e integridade dos registros contábeis; e

a oportuna preparação de informações contábeis.

Citamos abaixo os 5 componentes inter-relacionados de controles internos e suas principais funções que são de exclusiva responsabilidade dos administradores das empresas:

Ambiente de controle – esse componente é fortemente influenciado pela administração.

Normalmente a filosofia da administração, sua cultura e o estilo operacional são ensinados tradicionalmente pelas empresas e formam a base do ambiente de controle;

Avaliação de riscos – identifica as áreas com potenciais erros que podem ocorer e cria procedimentos e políticas de controle que visam minimizar tais erros;

Atividades de controle – estabelecem e mantém as políticas e procedimentos para assegurar que os registros contábeis das organizações sejam completos e acurados e que existam controles sobre os ativos;

Informação – estabelece e mantém um sistema de informação para manter a contabilização dos ativos, passivos e patrimônio de uma empresa; e

Monitoramento – constrói atividades de monitoramento como atividades normais e recorrentes. As atividades deveriam incluir supervisão em todos os níveis de modo que os controles possam ser acessados e corrigidos tempestivamente.

Como um dos exemplos mais difundidos de controles internos pode-se citar o relativo às segregações de funções. Neste tipo de controle interno um empregado não deve ocupar cargo em que tenha controle pelo registro do fato na contabilidade e, ao mesmo tempo, controle das operações que ocasionam lançamentos.

Apesar da grande importância e relevância em se ter um adequado sistema de controle interno, é importante frisar que há limitações.

Assim, o sistema de controle interno de uma empresa é um processo que sempre dever ser aprimorado visando suprir a ineficiência ou ausência de controles adequados.

Por fim, um bom sistema de controle interno é aquele que acusa, de forma rápida, a necessidade da adoção de medidas preventivas ou corretivas visando eliminar, ou mesmo minimizar, perdas decorrentes de ineficiências, desvios e a maximização do lucro da empresa.

*Elaine Cristina da Silva é auditora da ASPR (www.aspr.com.br).